Quelles solutions pour éviter la fraude comptable dans les notes de frais ?

La fraude est l’un des fléaux les plus répandus dans tous les domaines confondus, la comptabilité incluse bien évidemment. Cependant, il faut savoir qu’il existe de très graves enjeux à cela, c’est pourquoi il est nécessaire d’y prêter attention et d’essayer de l’éviter au max. Pour cela, il faut savoir qu’il existe différentes méthodes. Il est important de prendre en considération tous les détails, même les moindres, afin de ne rien laisser passer. Alors que faut-il savoir à propos de la fraude comptable sur les notes de frais ?

Quelles sont les raisons pouvant pousser vers la fraude comptable ?

Bien qu’il n’existe aucune excuse aux fraudeurs, il faut tout de même savoir qu’il existe plusieurs raisons communes pouvant les pousser à l’acte. En effet, de nombreuses études démontrent qu’il y a de nombreuses raisons susceptibles de pousser aux fraudes comptables dans les entreprises.

Parmi ces dernières, il est possible de citer :

  • La tentation par la rémunération supplémentaire ;
  • Le peu de valorisation considérée par les collaborateurs venant des entreprises ;
  • L’éventualité de la déficience du fonctionnement.

Tous ces facteurs peuvent naturellement se transformer en causes plausibles, pouvant tout à fait conduire les collaborateurs vers la fraude des notes de frais d’entreprise.

En effet, il faut avouer que cette dernière peut tout à fait mettre des idées tentatrices dans la tête des collaborateurs qui peuvent trouver leur motivation dans le peu de travail et le maximum de rémunération.

fraude comptableAussi, ces derniers peuvent tout à fait estimer que leurs efforts ne sont pas honnêtement valorisés et qu’ils mériteraient donc un meilleur traitement de faveur. Enfin, il se pourrait que les collaborateurs puissent trouver une déficience du fonctionnement du système qu’ils jugent normal de régler eux-mêmes.

Bien sûr, il existe différentes façons de lutter et d’éviter la propagation de la fraude qui est un problème de plus en plus répandu.

Comment éviter la fraude comptable ?

Lutter et éviter la fraude des notes de frais est une cause pour laquelle militent de nombreuses personnes, et pour y parvenir en bonne et due forme, il est nécessaire d’agir via différents processus, dont l’un implique de passer par le processus de gestion, alors que l’autre par la politique de dépense.

Ces deux dernières options possèdent plusieurs avantages comme :

  • La centralisation des dépenses ;
  • Avoir des outils de communication des données ;
  • La possibilité de consulter les données à n’importe quelle heure et n’importe où ;
  • Avoir un suivi et une analyse des données en temps et en heure.

Bien sûr, pour atteindre ces résultats, il est nécessaire d’opter pour des notes de frais dématérialisées. Là encore, il existe de nombreuses solutions telles que les applis de notes de frais qui peuvent offrir tout le nécessaire en deux temps trois mouvements.

Bien évidemment, pour soutenir une telle démarche, il est également primordial d’adopter une bonne politique de contrôle. Ainsi, les collaborateurs savent qu’ils sont régulièrement contrôlés, ce qui les pousse à abandonner toute volonté de fraude.

Outre cela, il se peut qu’il y ait d’autres alternatives à prendre en compte, comme l’incorporation de l’utilisation de carte bancaire corporate, la dématérialisation des reçus de paiement …

Quelles sont les fraudes comptables les plus communes ?

Dans le monde de la fraude, il en existe certaines qui ne trompent définitivement pas et qui sont très souvent utilisées de la part des collaborateurs. C’est la raison pour laquelle il est nécessaire d’y prêter attention en tombant dessus.

solution fraude comptableParmi les exemples les plus communs, il est d’abord possible de citer les fausses notes de frais de restaurant. Ce sont les plus faciles à appliquer, car généralement les collaborateurs sont remboursés pour des repas qu’ils ne paient pas.

Il en est de même pour les fausses factures d’hôtel qui leur sont remboursées alors qu’eux-mêmes n’ont rien dépensé, ce qui leur permet de bien gagner sur le dos des entreprises.

Outre cela, il existe d’autres fraudes destinées aux plus osés. Il s’agit par exemple de mentir sur les frais kilométriques engagés, ce qui permet de gagner largement plus que la normale.

Enfin, il est également possible de citer parmi ces fraudes les faux tickets de parking, le faux justificatif de plein ou encore les cadeaux à des clients d’affaires fictifs ou la définition d’un taux de change avantageux.

Comment repérer la fraude comptable ?

Pour pouvoir repérer efficacement la fraude comptable, il est primordial de prêter attention à tous les détails. En premier lieu, il faut consulter divers exemplaires de notes de frais. Cela permet de localiser plus rapidement les fraudes ou encore les tentatives vouées à l’échec. De plus, il est important d’imposer son ton ainsi que des limites envers les collaborateurs qui ne doivent pas tenter de telles choses.

Bien sûr, au cas où leurs dépenses commencent à se faire inhabituelles, il est primordial de s'y intéresser, car cela ne présage probablement rien de bon, bien au contraire.

Ce qu’il faut garder en tête est que la vigilance est nécessaire dans un tel domaine.